Escritórios de advocacia possuem diversas atividades rotineiras que demandam bastante tempo dos advogados ou dos setores administrativos.
Tempo este muito precioso já que na área Jurídica cumprir prazos são de extrema importância para que causas processuais não sejam perdidas.
Em um grande escritório de advocacia que já possui software jurídico para controle de Processos judiciais e certificação ISO o SuperClient RPA ajudou na automatização das duas grandes rotinas do escritório: Rotina de Consultoria Jurídica aos clientes e Abertura/Acompanhamento de Processos Judiciais.
Neste post falaremos um pouco sobre a automatização das rotinas de Consultoria Jurídica aos clientes e Controle de Prazos Juríficos nos Processos defendidos pelo escritório.
Após levantamento de todos os processos/rotinas junto com a equipe de advogados, administração e diretoria a equipe SuperClient montou uma solução de automatização utilizando a plataforma Kanban360 e o software jurídico já utilizado pelo escritório.
A plataforma Kanban360 (K360), mais um dos produtos SuperClient Solutions, permite que as rotinas de uma empresa sempre sigam o workflow desejado com todas as regras de negócio envolvidas e gestão visual das atividade através do quadro de Kanban (quadro com cartões coloridos).
Automatização do processo de Consultas Jurídicas aos clientes:
No K360 o cliente preenche um formulário eletrônico padrão com as informações necessárias e a partir disto o processo é iniciado seguindo as etapas necessárias para a resposta final ao cliente.
Na plataforma além da rotina fluir, cada advogado consegue gerenciar facilmente as tarefas que precisa realizar com prioridade e prazos bem visíveis facilitando a gestão e produtividade do dia a dia.
Juntamente com o K360, também foram desenvolvidos robôs para:
- Criação da pasta de consulta com número sequencial e salvamento dos anexos
- Calculo de prazos para execução e resposta ao cliente
- Distribuição da consulta para advogado conforme regra e carga de trabalho
- Integração com o software Jurídico para imputar e gerenciar os dados, pareceres relacionados às consultas jurídicas demandadas
- Enviar e-mail Cliente de abertura e solução
Automatização da captura de intimações e resposta a Prazos de um Processo:
Foram criados robôs que diariamente entram em sites de Publicação de processos e fazem a varredura de todas as publicações direcionadas ao escritório.
Essas publicações são automaticamente inseridas no software jurídico (dentro dos respectivos controles de prazo de cada processo) e são criadas tarefas no K360 para que os advogados responsáveis verifiquem o conteúdo da publicação e anotem providências.
Caso o advogado anote a necessidade de cumprir prazos para a publicação, todos estes geram atividades no software jurídico e no K360 para que nenhum prazo seja perdido.
Juntamente com o K360, também foram desenvolvidos robôs para:
- Criação da pasta do Processo jurídico de acordo com as regras do cliente
- Distribuição das atividades dos Processos jurídicos para os advogados conforme regra e carga de trabalho
- Cálculo dos prazos de acordo com a atividade a ser executada no Processo
- Criação de template em Word para Petição de acordo com os parâmetros do Processo
- Integração com o software Jurídico para imputar e gerenciar os dados, pareceres relacionados aos processos
Alguns ganhos da automatização do processo de consultas jurídicas para o escritório:
- Padronização da entrada de informações no processo
- Distribuição justa entre os advogados responsáveis
- Eliminação de troca de informações por e-mail
- Gestão visual de atividades e principalmente dos prazos
- Rastreabilidade do processo
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